Datenschutzerklärung für Geschäftspartner, Besucher und interessierte Personen
Zum Zwecke der Kommunikation, des Austauschs von Informationen und Dienstleistungen sowie zu anderen Zwecken, die mit einer geplanten oder bereits existierenden Geschäftsbeziehung einhergehen, werden personenbezogene Daten benötigt, z.B. Name, Kontaktdaten oder Funktion betroffener Personen.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten geschieht über die Nutzung unserer Onlinedienste,
im Zusammenhang mit Registrierungsprozessen oder einer persönlichen Bereitstellung von Daten, z.B. durch die Aushändigung einer Visitenkarte, durch Unternehmen, z.B. wenn Kontaktinformationen von deren zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden.
Dies geschieht sowohl in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen als auch mit den persönlichen Rechten der betroffenen Personen. Betroffene haben das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu erhalten, die Löschung oder Berichtigung ihrer Daten zu fordern oder eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Folglich können auf diesen Daten basierende Dienste nicht weiter genutzt werden. Betroffene können Fragen und Beschwerden jederzeit an die Aufsichtsbehörde ihres Landes oder an den Datenschutz-beauftragten richten:
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten Herrn Dirk Grützner wie folgt:
arbeitgeber ruhr GmbH
- Büro Bochum -
Königsallee 67
44789 Bochum
Mail: datenschutz(at)arsol-aromatics.de
1. Datenumfang
Folgende Daten können von Ihnen erhoben, gespeichert und verarbeitet werden:
a. Identifikationsdaten, z.B. Name, Geschlecht, nationale Identifikationsnummer (LKW-Fahrer), Geburtsdatum und -ort, Fotografien oder andere visuelle Bilder (einschließlich Video-Aufnahmen), User-ID (bei Emailverkehr)
b. Adressen und Kontaktdaten, z.B. Arbeitsadresse, Postanschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Organisationsdaten wie Firma / Organisation, Abteilung, Funktion
c. Zeit und Anwesenheit, z.B. bei Aufenthalt im Werksgelände oder bei Ausführen von Dienstleistungen
e. Benötigte und nachgewiesene Befähigungen und Qualifikationen, Aktivitäten, Aufgaben und Einsätze, z.B. für Projekte
2. Zweck
Ihre Daten können für folgende Zwecke verwendet werden:
• Betriebliche Zwecke
• Identifikation und Autorisierung
• Kommunikation, z.B. zur Klärung von Fragen oder Terminen und zum Austausch von Informationen
• Dokumentation von Aktivitäten, z.B. Arbeitseinsätze, Meetings, Events und Vereinbarungen
• Beschwerdemanagement
Zusätzlich können personenbezogene Daten von Besuchern und Personen, die Dienstleistungen angefordert haben oder mit denen bereits eine Beziehung besteht (Nachbarschaft, Medienvertreter), genutzt werden für:
• Bereitstellung von Informationen und angefragten Services, z.B. Newsletter
• Überwachung unseres Geländes und Sicherheitsüberprüfungen
Personenbezogene Daten von Geschäftspartnern, z.B. Lieferanten, Kunden, Vertragspartnern, Dienstleistern oder Partnern, können zusätzlich genutzt werden für:
• Abwicklung von Transaktionen, z.B. Zahlung, Rechnungserstellung und Vertragsmanagement
• Logistik, z.B. Transport
• Autorisierungs- und Identifizierungsmanagement für elektronische Verfahren, inklusive technischer Support und Troubleshooting
• Administrative Kommunikation, z.B. Verkaufsförderung oder Produktentwicklung
• Überwachung, Kontrollen und Umfragen
Eine bereits abgegebene Einwilligung in die Nutzung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden.
3. Verarbeitungsgrundsätze
Arsol Aromatics gewährleistet die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit durch interne Regelungen und - wenn die Daten von einem externen Dienstleister verarbeitet werden - durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen.
Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Daten immer aktuell und korrekt sind, z.B. indem Sie relevante Änderungen mitteilen oder – wenn möglich – selbst vornehmen.
Fragen zum Umfang, der Berichtigung oder der Löschung Ihrer Daten sowie zu Auskunftsersuchen können mit dem Datenschutzbeauftragten geklärt werden.
4. Datenweitergabe
Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und der bestehenden internen Regelungen können in folgenden Fällen die für den jeweiligen Zweck benötigten Daten an andere interne und externe Stellen weitergegeben werden:
Betriebliche Zwecke
- an Dienstleister/Auftragsverarbeiter
Melde- und Auskunftspflichten
- an Behörden und andere staatliche Stellen
Klärung von Ansprüchen und Beschuldigungen
- an Anwälte, Gerichte und andere staatliche Stellen und Behörden
5. Datenspeicherung
Ihre Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes und zur Erfüllung regulatorischer Vorgaben notwendig ist, in der Regel für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses einschließlich einer evtl. geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Die personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern werden in der Regel 10 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme gelöscht. Bei anderen Personen, z.B. Besuchern, werden die Daten 5 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme oder auf Anfrage gelöscht.
Die Löschung der Daten geschieht im Rahmen der von den Prozessverantwort-lichen festgelegten Löschroutinen.
6. Überwachung und Untersuchung
Zum Schutz gegen die unterschiedlichen Bedrohungen unserer IT – z.B. durch Schadsoftware, Hacker-Angriffe, Spam – und des geistigen Eigentums (Intellectual Property) werden unterschiedliche Verfahren eingesetzt, bei denen die ausgetauschten Informationen beispielsweise auf Viren, und die Verbindungsdaten auf Auffälligkeiten untersucht werden. Bei entdeckten Auffälligkeiten können die betreffenden Dokumente und Verbindungsdaten analysiert werden.
Zur Einhaltung bestehender Liefer- und Zahlungsrestriktionen – etwa in verschiedenen staatlichen Listen aufgeführten Unternehmen und Personen – kann ein Abgleich der vorhandenen Daten gegen diese Listen erfolgen.
Darüber hinaus kann in Verdachtsfällen, die beispielsweise über die Compliance-Hotline gemeldet werden, bei behördlichen Ermittlungen und zur Abwehr von Forderungen gegen Arsol Aromatics eine Untersuchung und ggf. die Herausgabe von Daten und Unterlagen zu den betreffenden Personen notwendig sein.
In allen Fällen werden unsere internen Regelungen, die gesetzlichen Vorgaben und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen beachtet.
Datenschutzerklärung nach der DSGVO - gültig ab 25.05.2018
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.
Generell gilt: Wir, die Arsol Aromatics GmbH & Co. KG nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir weisen darauf hin, dass sich diese Website ausschließlich an volljährige Personen richtet.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist
Arsol Aromatics GmbH & Co. KG
Uferstr. 105, 45881 Gelsenkirchen
+49 209 409090
info(at)arsol-aromatics.de
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten Herrn Dirk Grützner wie folgt:
arbeitgeber ruhr GmbH
- Büro Bochum -
Königsallee 67
44789 Bochum
Mail: datenschutz(at)arsol-aromatics.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir überhaupt?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Nutzung unserer Website durch Sie als dem Besucher der Website erhalten.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich können wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten verarbeiten. Beispiele:
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens
4. Was bedeutet das nun im Einzelnen bezogen auf die Bereitstellung dieser Website mit den darin zur Verfügung stehen Diensten?
4.1 Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
(1) Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
(2) das Betriebssystem des Nutzers
(3) den Internet-Service-Provider des Nutzers
(4) die IP-Adresse des Nutzers
(5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs
(6) Websites, von denen das System des Nutzers aus auf unsere Internetseite gelangt
(7) Websites, die vom System des Nutzers aus über unsere Website aufgerufen werden
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten unter Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketing-zwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. Diese Zwecke stellen unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens drei Monaten der Fall.
Der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
4.2 Verwendung von Cookies
Auf unserer Website werden keine Cookies eingesetzt.
4.3 Newsletter
Wir bieten keine Newsletter an.
4.4 Registrierung auf der Website
Auf unserer Website bieten wir keine Registrierung an.
4.5 Kontaktformular
Auf unserer Website ist kein Kontaktformular vorhanden.
5. Welche Rechte können Sie geltend machen?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichts-behörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Bitte wenden Sie sich diesbezüglich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten.
6. Muss ich meine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen?
Im Rahmen einer eventuellen Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und gegebenenfalls beenden müssen.
7. Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Nein. Derzeit benutzen wir zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Ein „Profiling“ findet nicht statt.
8. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Empfänger des Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:
Arsol Aromatics GmbH & Co. KG
Uferstr. 105,
45881 Gelsenkirchen
+49 209 409090
datenschutz(at)arsol-aromatics.de
9. Weitere Informationen
Wenn Sie Informationen wünschen, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht geben kann oder wenn Sie zu einem bestimmten Punkt weitere Auskünfte wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Dieser hilft Ihnen gerne weiter.
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